Work in Process (WIP) beschreibt die Anzahl oder Menge an Aufgaben, die sich aktuell in Bearbeitung befinden, aber noch nicht abgeschlossen sind. Der Begriff stammt ursprünglich aus der Lean Production und wurde von Toyota geprägt, hat aber im Kontext von Wissensarbeit, Scrum und Kanban besondere Bedeutung: Zu viel WIP verlangsamt den Flow und erhöht Verschwendung.
Praxisbezug
In Frameworks wird WIP sichtbar gemacht – typischerweise auf Kanban-Boards oder Task-Boards. Durch WIP-Limits wird die Anzahl paralleler Arbeiten begrenzt. Ziel ist es, Aufgaben schneller fertigzustellen, anstatt viele Dinge gleichzeitig „angefangen“ liegen zu lassen.
Beispiel:
Ohne WIP-Limit: 10 Stories sind „in progress“, aber nach 2 Wochen ist keine fertig.
Mit WIP-Limit: 3 Stories gleichzeitig → die ersten sind nach wenigen Tagen „done“.
WIP wirkt sich auf zentrale Kennzahlen wie Durchlaufzeit (Lead Time), Vorhersagbarkeit und Qualität aus.
Typische Missverständnisse
❌ „WIP-Limits bremsen Teams“ – tatsächlich beschleunigen sie, weil sie Fokus schaffen.
❌ „WIP betrifft nur IT-Teams“ – in HR, Einkauf, Vertrieb oder Management gibt es genauso Überlast durch zu viele parallele Themen.
❌ „WIP ist egal, solange die Kapazität stimmt“ – Überlastung durch Kontextwechsel führt immer zu Effizienzverlusten.
Relevanz für Organisationen
- Flow verbessern: Weniger parallele Arbeit, schnellere Lieferung.
- Qualität erhöhen: Teams können sich stärker auf Fertigstellung konzentrieren.
- Vorhersagbarkeit steigern: Durch reduzierte Schwankungen in der Lieferzeit.
- Kulturwandel fördern: WIP-Transparenz macht sichtbar, wo Organisationen zu viel auf einmal wollen.
Besonders im Portfoliomanagement ist das Management von WIP entscheidend: Zu viele gestartete Initiativen führen zu massiver Verzögerung und Opportunitätskosten.
Beispiel aus der Praxis
Ein Software-Team startete regelmäßig 12–15 Stories parallel, von denen nur wenige rechtzeitig fertig wurden. Mit Einführung eines WIP-Limits von 4 pro Iteration konnte die Durchlaufzeit halbiert werden, während die Lieferzuverlässigkeit auf über 90 % stieg. Das Team berichtete außerdem von weniger Stress und klareren Prioritäten.
Anwendungsfälle für WIP
- Team-Ebene: Begrenzung paralleler Stories im Sprint oder Kanban-Board.
- Programm-Ebene (SAFe ART): Visualisierung der laufenden Features im Program Kanban.
- Portfolio-Ebene: WIP-Limits auf Initiativen/Epics, um „Stop Starting, Start Finishing“ umzusetzen.
- Individuelle Ebene: Persönliches Task-Management (z. B. max. 2 Aufgaben gleichzeitig).
Rolle von Coaches & Moderation
Gute Agile Coaches oder RTEs nutzen WIP aktiv als Lern- und Entwicklungshebel:
- Datenanalyse: Teams reflektieren anhand von Durchlaufzeiten und Bottlenecks, wie sich WIP auswirkt.
- Experimente: Einführung schrittweiser WIP-Limits, angepasst an den Reifegrad.
- Visualisierung: Transparenz durch Boards oder Cumulative Flow Diagrams (CFD).
- Kulturarbeit: Coaches helfen Teams, den „Mut zum Stoppen“ zu entwickeln, statt alles gleichzeitig anzufangen.
Damit wird WIP nicht nur zu einer Kennzahl, sondern zu einem Werkzeug für Fokus, Teamdisziplin und nachhaltige Verbesserung.
CALADE-Perspektive
Bei CALADE nutzen wir WIP-Limits konsequent als Katalysator für Flow und Wirksamkeit. In Transformationen zeigt sich: Organisationen starten oft zu viele Initiativen parallel. Durch systematische Visualisierung und Begrenzung entsteht Fokus auf das Wesentliche – ein entscheidender Erfolgsfaktor. Unsere Coaches arbeiten mit Teams, ARTs und Management daran, WIP nicht als „Einschränkung“, sondern als Ermöglicher von Geschwindigkeit und Klarheit zu verstehen.
Weiterführende Begriffe
- Framework
- Flow Efficiency
- Cumulative Flow Diagram (CFD)
- Stop Starting, Start Finishing
- Lean Thinking
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